Cycle de vie du projet

Quelle que soit la décision (favorable, défavorable, rejet), le chef de file reçois en premier lieu un e-mail d’information. Par la suite, une notification signée par l’autorité de gestion lui est remise avec, le cas échéant, les motifs de rejet ou d’ajournement.

Une fois qu'un projet a été sélectionné aux fins de financement, une convention de subvention sera signée entre l'autorité de gestion du programme et le chef de file du projet.
Cette convention détermine les droits et responsabilités du chef de file et de l'autorité de gestion, les modalités de financement, les exigences en matière de reporting et de contrôle financier, etc.

Cette convention comporte un certain nombre d’annexes (descriptif du projet, plan de financement, indicateurs, calendrier prévisionnel des remontées de dépenses, méthode d’échantillonnage des visites sur place) qui font partie intégrante font partie intégrante du document.
A cette occasion, un guide sur les obligations en matière de publicité et communication est également transmis au chef de file.

Le chef de file et les partenaires doivent signer une convention de partenariat pour le projet. Elle permet au chef de file d'étendre les dispositions de la convention de subvention au niveau de chaque partenaire.

Grâce à cette convention les partenaires sont tenus responsables de leur part de la mise en oeuvre du projet vis-à-vis du chef de file.

Afin de suivre la mise en oeuvre du projet un rapport d’exécution physique et un rapport d’exécution financière doivent être transmis régulièrement.
S’agissant du rapport d’exécution physique, un document unique doit être fourni indiquant le niveau de mise oeuvre global du projet, tous partenaires confondus. Ce document comprend, notamment, des informations relatives aux indicateurs.

Le secrétariat conjoint vérifie le rapport et, si nécessaire, sollicite des compléments d’information.
S’agissant du rapport d’exécution financière, chaque partenaire doit fournir un document spécifique, élaboré sur la base du modèle prévu par le programme, indiquant le niveau de dépenses réalisées. A cette occasion, tous les pièces justificatives comptables (factures, relevés de comptes, pièces de marchés, justificatifs de salaires, attestation de l’expert-comptable, du commissaire au compte ou du comptable public…) et non comptables (compte rendu de mission, attestation de présence aux réunions, études réalisées…) doivent être joints afin de vérifier la conformité des dépenses.

Une avance comprise entre de 5% à 20 % maximum sur le montant du cofinancement européen pourra éventuellement être versée sur demande motivée du bénéficiaire.
Le versement de l’avance n’est pas systématique et est fonction de la disponibilité des crédits et de l’appréciation de l’autorité de gestion.
Par ailleurs, des acomptes sont versés au chef de file sur présentation des pièces justificatives de dépenses effectivement réalisées et acquittées.
Le montant cumulé des acomptes et avances éventuellement versés ne doit pas dépasser 80% du montant de la subvention communautaire.
Le solde, (20%) est versé sur présentation des pièces justificatives de dépenses et d’une demande de paiement de solde.

Les gestionnaires du programme ainsi que les bénéficiaires de subvention sont soumis à différents types de contrôle afin de vérifier les régularités de dépenses mais aussi le bon fonctionnement du système de gestion et de contrôle.

1) Le contrôle de service fait

Tous les projets sont soumis à ce contrôle. Il porte sur l’intégralité des paiements effectués et vise à déterminer la réalité des paiements, les respects des obligations spécifiques (commande publique par exemple) ainsi que le lien de la dépenses avec les activités prévues.
Ce contrôle est réalisé par un prestataire externe retenu par l’autorité de gestion après une procédure de marché public.
Après analyse des pièces, ce prestataire fait une proposition de rapport qui doit ensuite être validé par le Secrétariat Conjoint puis l’autorité de gestion.
En cours de contrôle ce prestataire peut être amené à sollicité des pièces complémentaires aux partenaires du projet.

2) Les contrôles d’opérations

Ils interviennent après le contrôle de premier niveau et portent sur un échantillon d’opérations sélectionnées annuellement.
Ils sont de la responsabilité de l’autorité d’audit du programme, à savoir la CICC.

3) Les autres contrôles

Des contrôles qualité, des contrôles internes ou encore des audits de la Commission européenne peuvent intervenir dans la mise en oeuvre du programme. Ils portent davantage sur les instances de gestion (Secrétariat Conjoint, Autorité de gestion, autorité de certification…) que sur les partenaires du projet.

En tant que bénéficiaire d’une subvention, les partenaires sont soumis non seulement à des obligations de publicité mais aussi de communication afin de favoriser la contribution du programme à la réalisation des activités prévues.

Un document spécifique, le kit de communication, liste l’ensemble des attentes du Secrétariat Conjoint en la matière.